EMET BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE  ÇALIŞMA

YÖNETMELİĞİ

            BİRİNCİ BÖLÜM

            Amaç

MADDE 1: (1) Bu yönetmeliğin amacı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

 MADDE 2: (1) Bu yönetmelik, Emet Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile Müdür ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye kanununun 15.maddesinin (b), 18.maddesinin (m), 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5187 sayılı Basın Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir.

Tanımlar

MADDE 4: (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye : Emet Belediyesini,

b) Başkan : Emet Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı : Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Emet Belediye Başkan Yardımcısını,

 d) Birim : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

e) Müdür : Birim Müdürünü,

f) Şef : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde (kadrolu) şefi,

g) Personel : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını, ifade eder

İKİNCİ BÖLÜM

 Kuruluş ve Teşkilat Kuruluş

MADDE 5: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6:

(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Memur ve büro personelinden oluşur.

(2) Müdürlüğe bağlı olarak bünyesinde Bilgi Edinme bürosu bulunmaktadır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 7: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

 a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır. c) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.

 Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

 a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürün Görevleri :

1) Müdürlüğü Başkanlık nezdinde temsil eder.

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.

 3) Çalışmalarını yasal zeminde olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.

4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.

5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.

6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.

7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan personelin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar.

9) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürün Yetkileri :

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.

4) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

 5) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

6) Harcama Yetkilisi olarak Müdürlüğün sorumluluğundaki Harcama Yetkisini kullanmak.

7) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

8) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi. Basın kuruluşları ile diyalog geliştirme amacıyla Belediyeyi temsilen girişim ve ziyaretlerde bulunma ve onları misafir olarak ağırlama yetkisi.

9) Her konuda israfı önleyici tedbirler alma yetkisi.

 c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Sorumlulukları :

 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından Başkanlık Makamına karşı sorumludur.

 Müdürlüğe bağlı Şeflikler ve görevleri

MADDE 9: (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

 a) Bağlı Şeflikler (Bürolar) :

1)  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görevleri ile bu görevleri yapmakla yükümlü birimler aşağıda gösterilmiştir.

 a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Servisi:

 Servis; Müdürlüğe bağlı olarak faaliyetlerini yürütür. Başkandan ve Müdürden aldığı talimatlarla kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak aşağıdaki görevlerini yerine getirir.Başkanlık Makamı ve Müdürüne karşı sorumludur.

1)İlçemizin kültürel ve tarihi zenginliklerini fotoğraf, film, video, CD, ses kasetleri vb. yöntemlerle değerlendirmek, Kamuoyuna ulaştırmak böylece bir “hemşerilik bilinci” oluşumuna katkıda bulunmak.

2) Gazete, mecmua ve mevzuatla ilgili yayınlar, Başkanlık Makamının uygun göreceği diğer neşriyat ve yayınların satın alınması.

 3) Basın analiz dosyasının hazırlanması ve www.emet.bel.tr adresi ile tüm web kullanıcılarına elektronik ortamda aynı hizmetlerin sunulmasını sağlamak.

4) Yerel, Ulusal ve Uluslararası televizyon kanallarının izlenmesi, Başkanlık Makamı ile ilgili birimlere ait haber ve benzeri görüntülerin derlenerek ilgili yerlere sunulmasını sağlamak. Bu haberleri ve programları arşivlemek.

5) Başkanlık Makamını ve Belediye icraatlarının ve faaliyetlerinin muhabirler, kameramanlar, fotoğrafçılar ve gerekli teknik ekipmanlarla izlenmesi, derlemelerin görsel ve basının materyalleri haline getirilmesi ve dağıtımını yapmak.

 6) Emet Belediyesi sınırları içerisinde Başkanlığımıza bağlı ( Meydan, Cadde, Sokak, , Park Bahçeler, Mezarlıklar, Kültürel Mekanlar, Köprüler, Tarihi yerler vs.) bunlar gibi yerlerde yapılan film çekimleri için gelen başvuruların değerlendirilip izin verilmesi işlemlerini yürütmek.

7) Belediyenin halkla ilişkiler hizmetlerini planlamak, uygulamak, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktararak sonuçları takip etmek,

8) Belediye çalışmaları hakkında halkı bilgilendirmek, halkın belediye yönetiminden olan talep ve başvurularını kabul ederek ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçları takip etmek,

9) Diğer halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak, bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak,

10) Kurum içi iletişimi sağlamak, kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapmak, iç haberleşmeye dair basılı materyaller yayınlamak,

11) Gerekli hallerde halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmek maksadıyla kamu veya özel kurum ve kuruluşlar ile alanında uzman kişilerden danışmanlık hizmeti satın almak,

12) Belediyenin yatırım ve hizmetlerini (bez afiş, vinil, bilboard ve gazete, dergi, ilan, reklam v.b ile) halka tanıtmak,

13) Halkla İlişkiler, Yerel Yönetimler ve Sosyal Hizmetler alanlarında,  toplantı, sempozyum, sunum v.b. etkinlikler düzenlemek, bu alanda düzenlenen toplantılara katılmak ve bilimsel yayınlar yapmak,

14) İlçemizde ikamet eden vatandaşlarımızın düğün, doğum, yaşlılara hizmet, cenaze gibi sosyal nitelikli talepleri doğrultusunda ihtiyaçlarını karşılamak.

15)Belediyemize ait çok amaçlı kullanıma uygun  salonlar için ayrı ayrı sözleşme örneği düzenleyerek iş yürütümü ve işlemlerini takip etmek.

16)Üçer aylık dönemlerde olmak üzere yılda dört defa Belediye Basın Bülteni hazırlamak ve yayınlanmasını temin etmek.

17)Yılda en az bir defa Belediye Başkanının Talimatı doğrultusunda Anket çalışması yapmak.

b) Bilgi Edinme Bürosu: 4982 Sayılı kanun gereği kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi, Kanunda ve Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını ilgili birimlere yönlendirmek, yıl sonunda Kaymakamlığa rapor sunmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon Hizmetlerin icrası

 MADDE 10: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen-giden evrak bilgisayara işlenip kaydedilerek dosyalanır ve gereği için ilgililerine verilir.

b) Görevin planlanması: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

 c) Görevin İcrası: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

MADDE 11:  1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon

a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalanır..

c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü dosyadaki evrakları muhafaza eder ve gerekli olanları ilgili birimlere iletir.

d) Şefliklerde görevli personel kurumlar arası ilişkiler ve sair yazışmaları hazırlar ve Müdür’ün imzasına sunar.Müdürlükler ve birimler arası koordinasyonu sağlar, evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Valilik, Kaymakamlık ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Sicil ve Disiplin Müdürlük içi denetim

MADDE 12: a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Personel sicili

MADDE 13: 1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü her yıl sene sonu memur personel için birinci sicil Amiri olarak puan verir, kapalı zarfa konan sicil raporları mühürlü bir şekilde Yazı İşleri Müdürlüğüne (Personel Servisi)  teslim edilir.

Personel özlük dosyaları

MADDE 14: (1) Özlük ve Sicil Dosyalarının önemi;

Devlet Memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde Özlük ve Sicil Dosyaları başlıca dayanaktır. Bu nedenle;

a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünce Birimde çalışan tüm personel için birer gölge özlük dosyası düzenlenir.

b) Özlük dosyalarının muhteviyatı; Nüfus cüzdan örneği, öğrenim belgesi, askerlik belgesi, sağlık kurulu raporu, sabıka kaydı belgesi, sınav evraklarıyla göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, performans değerlendirme formları, derece ve kademe ilerlemesi onayları ile diğer evraklardır.

 Disiplin cezaları

MADDE 15: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini Belediye Başkanının talimatına uygun olarak 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 16: (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

MADDE 17: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 5393 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 18: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Emet Belediye Başkanı yürütür.