T.C.

                                                                    KÜTAHYA

                                                EMET İLÇE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

                                                        ÖZEL KALEM MEMURLUĞU

                                       ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

                                                                 BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Özel Kalem Memurluğunun kuruluş, görev, yetki ve

Sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.

KAPSAM

MADDE 2- Bu Yönetmelik Emet İlçe Belediye Başkanlığı Özel Kalem Memurluğu’

nün görevleri ile Memur ve diğer personellerin yetki ve çalışma usul ve esasları ile

Birlikte işleyişini kapsar.

DAYANAK

MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye

Kanunu ile ilgili meri mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

TANIMLAR

MADDE 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

Başkan: Emet İlçe Belediye Başkanı’nı

Belediye: Emet İlçe Belediye Başkanlığı’nı

Memur: Özel Kalem Memurunu

Memurluk: Özel Kalem Memurluğu’nu

Personel: Memurluğa bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı

TEŞKİLAT

MADDE 5- Özel Kalem Memurluğu’nun Teşkilat yapısı;

a) Memur

b) Odacı

c) Şoför

BAĞLILIK

MADDE 6- Özel Kalem Memurluğu Belediye Başkanı’na bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Memurluğun Görevleri:

MADDE 7-  a. Belediyenin, katılımcı, şeffaf, halkla bütünleşen yönetim anlayışı içinde hizmet

Üretmesine katkıda bulunmak,

b.Başkanlık Makamının halka açık olmasını sağlamak,

c. İlçe halkının, istek, ihtiyaç ve sorunları konusunda Belediye Başkanıyla görüşmesine

ortam ve imkan sağlamak,

d.İlçe halkının katılımını sağlamak üzere, mahalle sorunlarının tespiti ve çözümlenmesi

konusunda mahalle halkıyla iletişimi sağlamak,

e. Demokratik yönetim anlayışı çerçevesinde Başkanlık Makamı ile personel arasında

iletişimi sağlamak üzere kurum içi toplantılar organize etmek,

f. Başkanlığın, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, üniversiteler ve sosyal

yardım kuruluşları gibi örgütlerle diyalogunu sağlamak,

g. Başkanlığın çalışma gündemini oluşturmak,

h. Başkanlığın kitle iletişim araçlarıyla iletişimini sağlamak, Belediye hizmetlerinin

Yansıtılmasına, halka duyurulmasına ilişkin beyanatları hazırlamak,

i. Başkanlık Makamının yapılan ve yapılacak etkinlik ve hizmetlerini halka duyurmak

amacıyla belediyenin ilgili diğer birimleriyle diyalog kurmak,

j.Belediye, yerel yönetimler ve Belediyeyi ilgilendiren yayınları izlemek, gerekli

görünenleri Başkanlık Makamına sunmak,

k. Resmi ve özel günlerde, ve ilçenin örf adet, gelenek-göreneklerini yaşatmak amacıyla

Belediye Başkanı ile halkın bütünleşmesini sağlamak,

l. Belediye Başkanının, ilçede halkı ilgilendiren sosyal, kültürel ve ekonomik toplantılara

katılımı konusunda gerekli özeni göstermek,

m. Şikayet ve isteklerin ilgili birime iletilmesini sağlamak,

n.İlçe halkının, Belediye çalışmalarına aktif ve gönüllü katılımını sağlamak için bir iletişim

ortamı oluşmasına katkıda bulunmak.

o.İlçe halkından yardıma muhtaç ailelere yardımda bulunmak.

Memurun Görev, Yetki ve Sorumluluğu:

MADDE 8-Aşağıda belirtilen görevler, Özel Kalem Memurluğu tarafından yürütülür:

a. Bu yönetmelikte belirtilen memurluk hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde

yürütülmesini sağlamak,

b. Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan

personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli

önlemleri almak,

c. Memurluk yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar

düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,

d Memurluğun kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek,

e. Memurluğun görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara

ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,

f.Memur, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu

olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak.

g) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,

h) Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak,

ı) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,

j) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,

k) Belediye Başkanı’nın dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak,

l) Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,

m) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce organize edilecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,

n) Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,

o) Belediye Başkanına telefon, e-mail, ya da şahsen başvuranların şikâyet ve taleplerini kayda alarak ilgili birim­lere iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına iletmek,

p) Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,

r) Resmi yazışmalar, Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafları hazırlamak

MEMURLUĞUN SORUMLULUĞU

MADDE9-Özel Kalem Memurluğu Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Ortak ve Son Hükümler

Ortak Hükümler

MADDE 10- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde diğer mevzuat hükümleri

uygulanır.

Son Hükümler

Yürürlülük

MADDE 11- Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

                                                                           Yürütme

MADDE 12- Bu Yönetmelik Hükümlerini Emet Belediye Başkanı Yürütür.