Yazı İşleri Yönetmeliği

T.C.

EMET BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç-

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Emet Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen:

a) Belediye : Emet Belediyesi’ni,

b) Başkanlık : Emet Belediye Başkanlığı’nı,

c) Başkan : Emet Belediye Başkanını

ç) Başkan Yardımcısı : Emet Belediye Başkan Yardımcısını

d) Encümen : Emet Belediye Encümenini,

e) Meclis : Emet Belediye Meclisini,

f) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü’nü

g) Müdür : Yazı İşleri Müdürü’nü,

h) Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü Personelini

ı) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 5 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

Müdür
Şef

c) Memurlar

ç) İşçiler

d) Hizmetli Personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a) Müdür

b) Yazı İşleri Kalemi

c) Evlendirme Memurluğu

ç) Personel Şefliği

d) İşkur Hizmet Noktası

e) Santral ve İlan Memurluğu

Bağlılık

MADDE 6 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediyeler Kanunu’nun 48. Maddesi gereğince varsa Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

(2) Yazı İşleri Müdürlüğü, meclis ve encümen kararlarının alınması, nikah akitlerinin yapılması, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, işkur hizmet noktası görevleri, Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi CİMER ve 2006/3 Başbakanlık Genelgesine göre Başbakanlık İletişim Merkezi BİMER ile ilgili görevleri, Denetimli Serbestlik Bürosu ile yapılan protokolde belirtilen görevleri, Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Muhtar Bilgi Sistemi ile ilgili görevleri, belediyedeki Memur, Sözleşmeli Personel Kadrolu işçiler ve Staj için gelen öğrencilerin her türlü özlük iş ve işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir.

Müdürlük Yetkisi

MADDE 8 – Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 9 - Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca ve Belediye Başkan Yardımcısınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10 –

(1)Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık makamına karşı temsil eder.

(2)Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

(3)Yazı İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisidir.

(4)Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

(5)Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

(6)Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerini uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar. Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir. Müdürlük personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar.

(7)Encümen üyesi seçildiği takdirde encümen toplantısına katılır. 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan Belediye Encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.

(8)Müdürlük içi yönergeler yayınlar belgelerin ilgililere dağıtımını gerçekleştirir. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar. Her personelin görevi ile ilgili görev talimatı hazırlar. Çalışmalarını yazı ve sözlü emirler ile yürütür.

(9)Belediye Meclisi 5393 sayılı Yasaya istinaden görev yapmaktadır.5393 sayılı Yasada belirtildiği gibi Belediye Meclisi toplantıları her ayın ilk haftası önceden belirlenen yer, gün

ve saatte yapılır. Belediye Meclisine gelen teklif yazıları, Yazı İşleri Müdürlüğü kanalıyla Başkan tarafından Meclise havale edilir. Yazı İşleri Müdürü Meclis toplantı gündemlerini Başkanın emirlerine göre hazırlar ve imzasına sunar. Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafından belirtilen gündem maddelerini, Belediye ve Kanunun 20.ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden personel marifetiyle, faks ve telefon aracılığıyla Meclis üyelerine ulaştırılmasının kontrolünü yapar, ayrıca kamuoyunu bilgilendirmek üzere toplantı duyurusunun yapılmasını ve dağıtımının kontrolü yapıldıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar.

(10)Kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin kendine yüklediği sorumluluklar dâhilinde Belediye Başkanın verdiği talimatları, havale ettiği evrakları, verilen görevleri bu yönetmelikte yer alan yetkiler çerçevesinde özenle yapmak ve yürütmekle sorumludur. Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli de düzenli şekilde yürütülmesini sağlar.

(11)Belediye Başkanlığına; dış kurumlardan, birim ve kişilerden posta veya kurye ile gelen evrakların sevk ve havalesinin yapılması için Belediye Başkanı veya sorumlu Başkan yardımcılarına gönderilmesi, sevk ve havalesi yapıldıktan sonra evrak kayıtta kaydedilip havalesi yapılan Müdürlüğe gönderilmesini sağlar.

(12)Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını, yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını sağlar.

(13)Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışmaları denetler ve gerekli yönlendirmeleri yapar.

(14)5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince müdürlüğün bütçesini hazırlamak ve harcama yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalamak.

(15)Yazı İşleri Müdürü Görev ve Hizmetleri nedeniyle Belediye Başkanına ve sorumlu olduğu Belediye Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

(16)Yazı İşleri Müdürlüğü ile ilgili her türlü yazışmayı resmi gazetede yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapmak.

(17)Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek.

(18)Belediye Başkanlığınca İŞKUR ve Denetimli Serbestlik Bürosu ile yapılan protokolde belirtilen görevlerin yapılmasını sağlamak.

(19)Belediye bünyesinde ayrıca İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü birimi bulunmadığından Belediyedeki Memur, Sözleşmeli Personel Kadrolu işçiler ve Staj için gelen öğrencilerin her türlü özlük işlemlerinden Personel Şefi aracılığıyla başlıca sorumludur.

(20)Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi CİMER ve 2006/3 Başbakanlık Genelgesine göre Başbakanlık İletişim Merkezi BİMER ile ilgili Başkanlık tarafından görev verildi ise başvuruların alınması, sonuçlandırılması ve işlem sonucunda vatandaşın bilgilendirilerek işlemin tamamlanması ve sistemin takip edilmesi iş ve işlemlerini gerçekleştirmek.

(21)Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Muhtar Bilgi Sistemi ile ilgili Başkanlık tarafından görev verildi ise, Muhtarların talep, öneri ve şikâyetlerini elektronik ortamda kesintisiz, hızlı ve sürekli bir şekilde takip edilmesi ve sonuçlandırılması iş ve işlemlerini sağlamak.

(22)Belediye Başkanının emir, görevlendirme ve gerekli ve uygun gördüğü konulardaki her türlü yazılarını yazmak.

(23)Yazı İşleri Müdürlüğünce yazılan yazıları imzalamak ve paraflamak.

(24)Belediye Başkanının yetki verdiği görevliler tarafından nikâh akdinin yapılmasını sağlamak, yapılan nikâh akitlerini nüfus müdürlüğüne zamanında bildirmek, nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapmak, arşivlemek ve muhafaza etmek.

(25)Hoparlör İlanı ve Belediyemiz yükümlüğünde olan İlan Memurluğu görevi ile ilgili Belediye Meclisinin almış olduğu kararlar doğrultusunda ya da öngörülen ilanları yaptırmak. Gerek Merkezi Hoparlör Sistemi gerekse Santral Sistemi’nde ortaya çıkacak teknik arızaları takip etmek, gidermek için gerekli girişimlerde bulunmak ve mevcut cihazlarını korunmasını sağlamak. Resmi kurumlardan gelen ilan talepleri ile ilgili İlan Tutanakları düzenlenmesi sağlamak. Belediye Başkanı tarafından yetki verildi ise üst yazı ile kurumlara ve birimlere ilan tutanaklarını göndermek.

(26)Telefon haberleşmesini yürüten Santral Biriminin Dışardan gelen telefonları muhataplarına yönlendirmesini, içerden dışarı telefon taleplerini Başkanlığın sınır verdiği ölçülerde cevap verilmesini, tüm gelen giden telefon akışının görüşme noktalarının detaylı olarak görülebilmesini sağlayan teknik sistemin oluşturulmasını sağlar. Sabit telefon hatları ve santrallerin bakım ve arıza işlemlerini yaptırır.

(27) Yazı İşleri Müdürlüğünün dosyalama ve arşiv sisteminin alt yapısını oluşturmak, çalışmasını sağlamak.

(28) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunlar, idari ve genel yargı kararlarıyla birlikte Resmi Gazetede yayımlanan konuların içeriğine göre ilgili birimleri bilgilendirmek amacı ile sevkinin kontrolünü yapar.

(29) Resmi Gazetede yayımlanan, Belediye ile ilgili kanun, yönetmelik ve genelgelerin; ilgili birimlere bir üst yazıyla gönderilmesinin kontrolünü yaparak, diğer birimleri bilgilendirir.

(30) Müdürlük taşınır kayıtlarının tutulmasını sağlatır.

(31) Devlet Personel Başkanlığı web uygulama e-uygulama bölümünde Belediyemizin memur ve Sürekli İşçi ve diğer personellerin veri girişinin yapılmasını sağlar.

(32) İmza Yetkileri Modülüne (İYEM)’e birim amir ve müdürlerinin kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlar.

(33) Belediye Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek.

Yazı İşleri Müdürlüğü Şef ve Personelinin Görev Yetki ve Sorumluluğu

MADDE–11-

(1)Görevlendirildiğinde Yazı İşleri Müdürlüğünün Gerçekleştirme görevlisidir.

(2)Belediye başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların kendisi ve Yazı İşleri Müdürü kanalıyla Başkan tarafından ya da Başkan Yardımcısı tarafından sevkinin ve havalesinin yapılmasını sağlamak, kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirmek. Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek. Her birimden evrakları zimmetli teslim almak.

(3)Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını, yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını sağlar

(4)Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlamak. Meclis ve Encümen Kararlarının gününde yazılmasını sağlamak.

(5)Meclis ve Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına kaybolmamasına özen göstermek. Kaybolduğu takdirde sorumlu olmak.

(6)Yazı İşleri Müdürlüğü ile ilgili her türlü yazışmayı resmi gazetede yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yaparak yazmış olduğu yazıları paraflamak. Hazırladığı belge ve evrakları imzalamak.

(7)Başkanlık ya da Müdür tarafından görevlendirildi ise İŞKUR ve Denetimli Serbestlik Bürosu ile yapılan protokolde belirtilen görevleri yapmak.

(8)Belediye bünyesinde ayrıca İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü birimi bulunmadığından Belediyedeki Memur, Sözleşmeli Personel Kadrolu işçiler ve Staj için gelen öğrencilerin her türlü özlük işlemlerini yapar.

(9)Muhtar Bilgi Sistemi ile ilgili Başkanlık tarafından görev verildi ise, Muhtarların talep, öneri ve şikâyetlerini elektronik ortamda kesintisiz, hızlı ve sürekli bir şekilde takip edilmesi ve sonuçlandırılması iş ve işlemlerini sağlamak.

(10))Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerini kaydederek, Başkan veya Başkan yardımcıları tarafından havalesine ve vatandaşın talebiyle ilişkili müdürlüğü yönlendirmek. Gelen dilekçelerin üzerine dilekçeyi getirenin Adı Soyadı, T.C. Kimlik Numarası ve imzasının dilekçe üzerinde yazılmasını sağlamak.

(11) Belediye Başkanının yetki verdiği görevliler tarafından yapılan nikâh akitlerini, hazırlamak, nüfus müdürlüğüne zamanında bildirmek, nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapmak, arşivlemek ve muhafaza etmek.

(12) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda icra ederek sonuçlandırmak.

(13) Hoparlör İlanı ve Belediyemiz yükümlüğünde olan İlan Memurluğu görevi ile ilgili Belediye Meclisinin almış olduğu kararlar doğrultusunda ya da öngörülen ilanları yapmak, Gerek Merkezi Hoparlör Sistemi gerekse Santral Sistemi’nde ortaya çıkacak teknik arızaları tespit etmek, gidermek için gerekli girişimlerde bulunmak ve mevcut cihazlarını korumak. Resmi kurumlardan gelen ilan talepleri ile ilgili İlan Tutanakları düzenlenmek.

(14)Telefon haberleşmesini yürüten Santral Biriminin Dışardan gelen telefonları muhataplarına yönlendirmesini, içerden dışarı telefon taleplerini Başkanlığın sınır verdiği ölçülerde cevap vermek. tüm gelen giden telefon akışının görüşme noktalarının detaylı olarak görülebilmesini sağlayan teknik sistemi kullanmak.

(15)Sabit telefon hatları ve santrallerin bakım ve arıza işlemlerini yapmak.

(16)Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında belirlenen standartlara uygun iş ve işlem yapmak, evrak mahrumiyetini korumak, kaybolmasından sorumlu olmak.

(17)Yazı İşleri Müdürünün verdiği diğer yazılı ve sözlü görevleri yapar.

(18) Müdürlük taşınır kayıtlarını tutar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma Usul ve Esasları

MADDE–12-

Yazı İşleri Kalemi İle İlgili Görevleri

(1)Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan zimmetle ve posta yoluyla gelen evrakları kabul etmek, evrak kayıt sisteminde kayıt altına almak, evrakları tarama cihazından tarayıp sisteme yüklemek, Evrakları Başkanlık adına Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcıları tarafından havale edilmesini ve ilgili birim/birimlere ulaştırılmasını sağlamak. Yıl sonunda kayıtları kapatmak.

(2) Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından posta ile gönderilen dilekçelerin ve teslim edilen dilekçelerin kaydını evrak kayıt sistemine kayıt yapmak, evrakları tarama cihazından tarayıp sisteme yüklemek ve ilgili birim/birimlere zimmet karşılığı teslim etmek. Şahsen dilekçe ile yapılan başvurularda "Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükmü gereğince dilekçe sahiplerini dilekçelerindeki konularına göre ilgili birime/birimlere yönlendirmek.

(3)4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu dâhilinde gelen evrakı kayda alarak işlem ifası için Bilgi Edinme Birimi ile ilgili işlemler için evrakın Bilgi Edinme ile sorumlu ilgili birime erişimini sağlamak.

(4) Normal posta ise adi posta zimmet defterine, normal taahhütlü, iadeli taahhütlü, vergi tebliğ alındı zarfları ,APS gibi değer taşıyan evrakların taahhütlü posta zimmet defterine zimmetlenmesi ve barkot numaralarının tek tek zarf üzerine yapıştırılması, Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim edilmesi.

(5)Yazı İşleri Müdürlüğünün dosyalama ve arşiv sisteminin alt yapısını oluşturmak, çalışmasını sağlamak. Belediyenin evrak sirkülasyonunu sağlamak.

(6) Gizlilik dereceli yazılarda dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “gizli”,”çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan görevlendirilen Başkan Yardımcısına teslim etmesi, Başkan Yardımcısı yoksa Başkana teslim etmesi,

(7) Başkan ya da Başkan Yardımcısı tarafından açılan, incelenen ve havalesi yapılan gizli evrakın, gizli evrak sorumlusu olan personel tarafından kayıt işleminin tamamlanması,

(8) Bizzat gizli evraktan sorumlu personel tarafından tekrar zarfa konularak, havale edilen birimin müdürüne zimmet ile teslimini yapmak, sorumlu müdür o an yok ise birimden sorumlu Müdür Yardımcısı veya Şef'e teslim edilmesi,

(9) Bilgisayar kayıtlarının tek tek kontrolünün yapılarak miat durumuna göre evrakların miat bölümünün işlenmesini kontrol etmek, ilgili birime ulaşıp ulaşmadığının kontrolü yapmak.

(10) Belediye Başkanının uygun göreceği her türlü yazışmayı Başkanlık ya da Başkan adına yapar.

MADDE–13-

Belediye Meclisi ile ilgili görevleri

(1)Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönergelere uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.

(2)Meclis toplantı gündeminin, 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden posta veya imza karşılığı ulaştırılmasını sağlamak.

(3)Başkanlık Divanı kâtip üyelerince ya da kararların yazımı ile görevlendirilen görevlilerce Meclis toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak, başkanlık divanına imzalatmak, tutanaklara göre kararların yazımını sağlamak. Bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak.

(4)Meclis üyelerinin, Meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere Meclis Başkanlığınca tutulan puantaj cetvelini saklamak.

(5)Alınan kararları, Meclis Başkanı ve Meclis Kâtiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre Belediye Başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere Meclise iade edilmeyip kesinleşen kararların yürürlüğe girmesi için 7 gün içinde Mülki amire gönderilmesini sağlamak, kararların (2) suret olarak Kaymakamlık makamının onayına sunulmasını sağlamak, onaydan sonra gelen Meclis Kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.

(6) Belediye Meclis üyelerinin, toplantılara katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

(7)İhtisas Komisyonlarının ilgili Müdürlüklerce (İmar Komisyonunun Fen İşleri Müdürlüğünce, Denetim ve Plan ve Bütçe Komisyonunun Mali Hizmetler Müdürlüğünce) Kanun ve Yönetmeliklerde belirtilen süreler içerisinde toplanmasına koordine etmek. İhtisas komisyonlarının huzur hakkı ödenekleri için tanzim edilen ödeme cetvelini Mali Hizmetler Müdürlüğüne havale etmek.

MADDE–14-

Belediye Encümeni ile ilgili görevleri

(1)Belediyemiz birimlerinin Belediye Başkanından havaleli konularını gündem maddesi olarak Encümen Başkanlığına sunmak.

(2)5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan Belediye Encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. Encümen kararlarına sıra numarası vererek alınan kararları ilgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırmak.

(3)Encümen toplantısına katılan Encümen Başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

MADDE–15-

Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri

(1) Evlendirme Memurluğuna usulüne uygun başvuruları kanunlar dâhilinde kabul eder. Deftere kayıt eder. Gerekli evrakları tamamlar ve nikâh akdi için gün verir. Makbuz karşılığı akit ücreti tahsil eder. Evlenme kütüğüne mernis tutanaklarına kayıtları geçirir. Cüzdanları hazırlar ve kayıtları Nüfus müdürlüğüne bildirir.

(2) Belediye Başkanının yetki verdiği görevliler tarafından nikâh akdinin yapılmasını sağlar, yapılan nikâh akitlerini nüfus müdürlüğüne zamanında bildirmek, nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapmak, arşivlemek ve muhafaza etmek.

MADDE–16-

Personel Şefliği İle İlgili Görevleri

(1)Memur, Sözleşmeli ve Sürekli İşçi personellerin ve İşkur tarafından Toplum Yararına Proje kapsamında ya da başka bir proje kapsamında çalışan katılımcıların tüm özlük ve mali haklarının takip ve düzenlenmesi,

(2)Memur, Sözleşmeli Personel ve Sürekli İşçi personellerin emeklilik işlemleri,
(3)İş talep dilekçelerini incelemek ve sonucundan Başkanlığa bilgi vermek,
(4)Memur, Sözleşmeli ve Sürekli İşçi Personel Disiplin Kurulu iş ve işlemleri,
(5)Memur personellerimizin intibak ve Hitap programına girişlerinin sağlanması,

(6)Emet Belediyesi personellerinin hizmet içi eğitim almasını sağlamak,
(7)Belediye Meclisince belirlenen Norm kadro iptal ve ihdas işlemleri kayıtlarını tutmak,

(8)Yapılan Toplu-İş sözleşmesi iş ve işlemleri ile ilgili kayıtları muhafaza etmek.
(9)Personel Şefliğine gelen evrakların süresi içinde cevaplanmasının sağlamak.

(10)Sürekli işçilere ait ve İşkur katılımcılarına ait aylık sigorta prim tahakkuklarının internet ortamında SGK'ya bildirge ile gönderilmesini sağlamak.

(11)Memurlara ait kesenek bildirimlerinin SGK’ya bildirge ile gönderilmesini sağlamak.

(12) İş Kazası bildirimlerini ve İş göremezlik raporu alan işçi personellerin SGK sisteminden bildirimlerini yapmak.

(13)Belediyemize memur, işçi, sözleşmeli personel ve geçici işçi personellerin işe giriş ve çıkış hareketlerini gösteren sistemi kullanmak, sistemden veri alıp raporlamak.
(14) Tüm Personelin kartlı geçiş sistemini takip eder ve Yazı İşleri Müdürüne ve ilgili Başkan Yardımcısına günlük kayıtları takdim eder.

(15)Denetimli Serbestlik Bürosu ile yapılan protokolde belirtilen görevlerin yapılmasını sağlamak.

(16)Etik Komisyonu ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak.

(17) Görevde Yükselme sınav yönetmeliği göre iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak.

(18)Düzenlenen maaş bordrolarının personel tarafından onaylı istenmesi halinde Personel Şefince ya da Yazı İşleri Müdürünce onaylı olarak personele vermek.

(19)Belediyedeki memur, sözleşmeli personel ve kadrolu işçilerin özlük dosyalarını tutmak, özlük dosyalarında personellerin bilgi ve belgelerini muhafaza etmek.

(20)Devlet Personel Başkanlığı web uygulama e-uygulama bölümünde Belediyemizin memur ve Sürekli İşçi ve diğer personellerin veri girişini yapmak.

(21)İmza Yetkileri Modülüne (İYEM)’e birim amir ve müdürlerinin kayıt işlemlerini yapmak.

(22) Belediye Meclisince belirlenen Norm kadro iptal ve ihdas işlemleri kayıtlarını tutmak,

MADDE–17-

İşkur Hizmet Noktası İle İlgili Görevleri

(1)İşkur Hizmetlerinin Sunumuna İlişkin Protokolde belirtilen iş arayanların kaydını almak ve güncellemek.

(2)İş arayanın profiline uygun açık işleri sorgulamak.

(3)İş başvurusunu almak ve başvuruları takip etmek.

(4)İşsizlik Sigortası başvurusu talep dilekçesini sisteme kayıt etmek ve talep dilekçesi ile ödeme planını sorgulamak.

(5)Özel sektör işverenin işgücü talebini almak ve sonuçlandırmak.

Santral ve İlan Memurluğu İle İlgili Görevleri

MADDE–18-

(1)Hoparlör İlanı ve Belediyemiz yükümlüğünde olan İlan Memurluğu görevi ile ilgili Belediye Meclisinin almış olduğu kararlar doğrultusunda ya da öngörülen ilanları yaptırmak. Gerek Merkezi Hoparlör Sistemi gerekse Santral Sistemi’nde ortaya çıkacak teknik arızaları takip etmek, gidermek için gerekli girişimlerde bulunmak ve mevcut cihazlarını korunmasını sağlamak. Resmi kurumlardan gelen ilan talepleri ile ilgili İlan Tutanakları düzenlenmesi sağlamak.

(2)Telefon haberleşmesini yürüten Santral Biriminin Dışardan gelen telefonları muhataplarına yönlendirmesini, içerden dışarı telefon taleplerini Başkanlığın sınır verdiği ölçülerde cevap verilmesini, tüm gelen giden telefon akışının görüşme noktalarının detaylı olarak görülebilmesini sağlayan teknik sistemin oluşturulmasını sağlar. Sabit telefon hatları ve santrallerin bakım ve arıza işlemlerini yaptırır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Görev ve Hizmet İcrası

Görevin alınması

MADDE 19 –

(1) Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin planlanması

MADDE 20 –

(1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 21 –

(1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

ALTINCI BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimler arasında işbirliği

MADDE 22 –

(1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

(4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılma durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

(5) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 23 –

(1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, ,Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; yazıyı yazan personel, Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

YEDİNCİ BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 24 –

(1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafında ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt sistemine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 25 –

(1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına Standart Dosya Planındaki kodlarına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi sorumludur.

(4) Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti kodlarına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır

(5) Dosyalama işlemleri Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesine göre tasnif edilerek dosyalanır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim, personel disiplin hükümleri

MADDE 26 –

(1) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

(2) Yazı İşleri Müdürü disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Değiştirilen ve Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

MADDE 27 –

(1) Emet Belediye Meclisinin 03/10/2001 tarih ve 32/4 sayılı kararı ile kabul edilen Yazı İşleri Müdürlüğü Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 28 –

(1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 29 –

Bu yönetmelik Emet Belediye Meclisinin 01/04/2016 tarih ve 44 sayılı Meclis kararıyla kabul edilmiştir.
Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 30 –